21 TIPS PARA TRABAJAR DE FORMA MÁS EFICIENTE

En el trabajo del día a día, los arquitectos se enfrentan a una gran cantidad de distracciones y desafíos: la gestión de clientes, colaboradores y contratistas; mantenerse al día con lo último en software y tecnologías; redactar solicitudes de planificación; y si tienes suerte, incluso llegar a diseñar algunas cosas. Publicado originalmente por ArchSmarter, este artículo ofrece 21 consejos sobre cómo puedes maximizar tu productividad y reducir al mínimo el trabajo innecesario.

Los plazos para proyectos son cada vez más cortos. Los sistemas constructivos son cada vez más complejos.Como arquitectos tenemos que trabajar de forma más inteligente. ¿Cómo podemos maximizar nuestra efectividad y la eficiencia? ¿Cómo podemos manejar el creciente flujo de información? ¿Cómo podemos diseñar mejor, más rápido?

Aquí hay 21 formas para que puedas trabajar de forma más inteligente:

Planifica tu trabajo

1. Entiende la diferencia entre “eficacia” y “eficiencia”. Eficacia es hacer las cosas apropiadas. Eficiencia es hacer las cosas de manera apropiada. Ambas son importantes, pero necesitas hacer las cosas apropiadas primero, antes de poder hacerlas de la manera correcta. Combínalas y estarás listo para trabajar de manera inteligente y sin esfuerzo adicional.

2. Recuerda la regla del 80-20. El ochenta por ciento de los resultados provienen de sólo el veinte por ciento del esfuerzo. Céntrate en los resultados, no en el trabajo. Más horas no siempre equivalen a más resultados.

3. Crea esquemas de tu proceso. Sí, cada proyecto es único, pero las tareas y las metas de cada proyecto son bastante similares. Esquematizar el proceso te ayuda a ver qué pasos se pueden eliminar o cuáles es el proceso más eficiente. Los mapas mentales son una gran herramienta para este ejercicio.

4. Utiliza checklists. La mayoría de los software de gestión de proyectos permiten crear checklists y listas de tareas pendientes. Una vez que has trazado tu proceso, puedes crear checklists para cada etapa del proyecto. ¿Cuáles son sus prestaciones estándar? ¿Qué problemas suelen ocurrirte? ¿Qué suele fallar? Echa un vistazo a el libro de Atul Gawande, The Checklist Manifesto, con consejos prácticos sobre cómo crear y gestionar checklists.

Focaliza tu tiempo

El tiempo es el único recurso que no puede ser creado o almacenado. Es nuestro bien más preciado. Guarda tu tiempo y utilizalo de manera eficaz – no puedes crear más.

6. Prioriza tu tiempo con las tareas más importantes.

7. Trata de trabajar menos horas, no más. Esto obliga a concentrarte en las tareas más importantes. Además, investigaciones muestran que trabajar más de cuarenta horas es francamente improductivo.

8. Mantén un registro de tiempo. Registra cómo pasas su tiempo en el transcurso de una semana típica. Este registro debe ser muy detallado. Toma nota de todo lo que haces en el transcurso de la jornada laboral; escribir un email a un cliente, navegar por Internet, etc. Haz esto durante toda una semana y tendrás una muy buena idea de cómo distribuyes tu tiempo.

9. Cómete esa rana. Mark Twain dijo que si la primera cosa que comes en la mañana es una rana viva, luego nada peor te puede pasar en el resto todo el día. Completa las cosas que realmente no quieres hacer a primera hora de la mañana, cuando estás fresco. Sácalo del medio, entonces puedes seguir adelante con las tareas que realmente disfrutas.

10. Agrupa tareas relacionadas. Si estás trabajando en varios proyectos, trata de trabajar en tareas similares en vez de saltar de un proyecto a otro. Esto te ahorrará tiempo y energía ya que estarás centrado en una sola tarea.

11. Cultiva el estado de tu flujo. Como arquitectos y diseñadores, los trabajos de alta calidad que generamos, requieren grandes cantidades de tiempo. Tenemos que sumergirnos en el problema para realmente comprenderlo. Esta es la forma en que hacemos nuestro mejor trabajo creativo.

Maneja tu información

12. Reduce al mínimo tus reuniones. Antes de programar una reunión, pregúntate: “¿Por qué estamos teniendo esta reunión? ¿Es necesario? ¿Cuál es el objetivo? “. Más reuniones significa que menos trabajo está siendo producido. Utiliza una agenda para establecer el propósito y el resultado deseado de las reuniones. Mantén a los asistentes a un mínimo absoluto y establece un límite fijo del tiempo. Si necesitas reunirte regularmente con un equipo de proyecto, considera tener reuniones express.

13. Utiliza filtros de mensajes en tu programa de email para dirigir los correos entrantes en carpetas adecuadas. Esto mantendrá tu bandeja de entrada manejable. Si trabajas en muchos proyectos, puedes crear filtros utilizando direcciones de correo electrónico.

14. No revises constantemente tu email.

15. Desactiva notificaciones de correo electrónico en tu computador y teléfono. Es sólo una invitación para la distracción. Como si realmente necesitáramos más de estas…

Conoce tus herramientas

16. ¿Qué hay en tu caja de herramientas? Haz un inventario de las herramientas que utilizas (tanto físicas como digitales) a diario. Compara cada herramienta con el trabajo que se necesitas hacer. ¿Es la herramienta más adecuada para el trabajo? Es mejor tener algunas herramientas que realmente sabes usar, en vez de una enorme caja de herramientas que no utilizas.

17. ¿Cuándo fue la última vez que tuviste una capacitación de algún software?

18. Utiliza los atajos de teclado. La mayoría de los programas tienen atajos de teclado para los comandos. En muchos casos, incluso se pueden programar tus propios accesos directos. Se puede reducir mucho el tiempo en el transcurso del día mediante el uso de un menor número de clics para realizar tu trabajo.

Sistematiza tareas repetitivas

19. Crea plantillas. ¿Envías correos electrónicos similares con frecuencia? Guarda una copia del email como una plantilla. ¿Utilizas documentos similares de un proyecto al siguiente? Guarda una copia como una plantilla. Lo mismo sucede con CAD y BIM. Crea un archivo BIM que contenga todas tus layouts y detalles estándar. Puedes ahorrar un montón de tiempo y reducir los errores mediante la estandarización de los documentos que produces. Reutiliza todo.

20. Personaliza tus herramientas para trabajar a tu manera. La mayoría de los softwares modernos son flexibles. Puedes personalizar el software utilizando el API o la interfaz de programación de aplicaciones. Con un poco de esfuerzo y algunos conocimientos de programación, toma bajo control de tus softwares y haz que funcionen mejor y más rápido.

21. Utiliza macros para automatizar tareas repetitivas. ¿Por qué hacer el trabajo sucio cuando tu computadora puede hacerlo por ti? Sí, se necesita un poco de programación, pero puedes ahorrarte mucho tiempo a la larga. Cuanto más frecuentemente haces una tarea, mayor es el ahorro de tiempo. Puedes ojear algunos de macros de Revit gratis aquí y aquí.

Una última reflexión

Recuerda divertirte. Todos nos metimos en esta profesión por nuestro amor al diseño y la construcción. Investigaciones han demostrado que mantener un sentido del “juego” en nuestro trabajo es esencial para alcanzar nuestro máximo potencial. No todo nuestro trabajo es divertido, pero aproximándose a él de manera creativa y con una mente abierta para trabajar de una forma más inteligente, puede dar mejores resultados y mayor satisfacción.