Como escribir mejor en el mundo de los negocios, consejos para redactar cartas, email o comunicaciones comerciales o de negocios

La comunicación en los negocios es un tema ineludible e importantísima, saber comunicarse puede ser la diferencia entre ganar dinero y no hacerlo.

Ya hace algunas semanas escribí un artículo referido a Cómo Escribir Cartas Comerciales donde daba una serie de consejos que espero sean de utilidad no solo al momento de escribir cartas, sino también correos electrónicos (emails) o cualquier otro tipo de comunicación.

Ahora quiero reseñar un artículo de LifeHack en donde nos da algunos consejos para escribir aún mejor cualquier tipo de comunicación en el mundo de los negocios:

1. Menos es más. Cuanto más se diga con menos palabras es mucho mejor, este consejo es una de las cosas con las cuales yo lucho todos los días cuando corrijo los borradores que me traen mis asistentes.

A veces por ejemplo comienzan una carta diciendo: “Por medio de la presente nos dirigimos a ustedes a fin de solicitarles ….” no les parece mejor decir “Por la presente les solicitamos …”, las palabras “medio” y “nos dirigimos a ustedes” son redundantes dado que es obvio que es así y por otro lado no nos dicen nada que ya no sepamos.

2. Evite usar jerga. En las comunicaciones en los negocios no se puede usar jerga, eventualmente ello es permisible en correos electrónicos pero no en cartas. Ocurre al respecto que además existe mucha jerga en los negocios que viene del idioma inglés y que muchas personas creen que es “elegante” usarla cuando en realidad es todo lo contrario.

Muchos usan por ejemplo la palabra ASAP (siglas de “as soon as possible” que traducido sería “tan rápido como sea posible”) pero que resulta muy inapropiada y que incluso puede ser ofensiva en una carta escrita dado que ese término es usado básicamente en correos electrónico dentro de un equipo de trabajo.

3. Escribe una vez, revisa dos veces. Siempre se debe revisar la carta dos veces al menos para evitar cualquier error tipográfico o gramatical. Use los correctores ortográficos que vienen con cualquier procesador de textos pero jamás confíen en ellos al 100%, esos correctores muchas veces se equivocan al no poder interpretar el contexto de una comunicación.

4. Poner especial atención en los nombres, títulos y sexo. No hay peor error que cometer un error en los nombres de la persona a la cual dirijo una carta o decir a alguien que es el contador de la empresa cuando de repente es el gerente general.

Lo más terrible es cuando hay un error en el sexo de mi interlocutor cuando tienen nombres equívocos como el nombre “Denis” que es aplicable a hombres y mujeres.

5. Hacer modelos. Acuérdese que usted debe estar dedicado a los negocios y no perder tiempo escribiendo cartas, por eso algo muy útil es tener modelos de cartas. Al final estas se repiten y si tiene el cuidado de hacer modelos hará el trabajo sólo una vez.

6. Sea profesional en sus comunicaciones pero no necesariamente formal. Ser profesional es no usar jerga, ser educado, evitar agresividad pero puede ser cordial en las cartas y tratar de que la mismas reflejen una comunicación de igual a igual con su interlocutor.

7. Llame a la acción. Un error usual en las cartas es que las mismas no tienen un llamado a la acción concreto, yo estoy haciendo una carta para pedir algo diga entonces qué es lo que tiene que hacer su interlocutor.

8. No de muchas opciones. No confunda a su interlocutor con muchas alternativas, su carta debe ser precisa en lo que se quiere o desea.